Semua organisasi harus mengetahui keselamatan data dan carik fail. Kegagalan melindungi data sensitif anda sendiri dan pelanggan anda boleh membawa implikasi kewangan yang serius untuk perniagaan persendirian, malah mungkin memaksa mereka ditutup. Tetapi majlis perbandaran mesti memberi perhatian kepada semua elemen keselamatan data, daripada mencarik fail kepada keselamatan siber.
Membenarkan pelanggaran bukan pilihan untuk bandar atau majlis perbandaran atau organisasi perbandaran lain. Rekod mereka mengandungi banyak data peribadi tentang penduduk persendirian, pekerja perbandaran dan perniagaan kawasan yang mereka bertanggungjawab untuk melindungi. Nombor Keselamatan Sosial, data harta dan cukai, rekod pengundian dan penguatkuasaan undang-undang/maklumat keselamatan awam hanyalah beberapa perkara yang mungkin berisiko. Mengalami pelanggaran data menjejaskan kepercayaan orang ramai, dan majlis perbandaran tidak mampu menanggung kesan kewangan daripada pelanggaran data apabila belanjawan mereka sudah berkurangan.
Untuk menjadikan keselamatan data lebih mencabar, majlis perbandaran adalah sasaran popular untuk penjenayah siber dan pencuri data. (Pada 2019, penyelidik Barracuda mengkaji beratus-ratus serangan perisian tebusan dan mendapati bahawa dua pertiga daripadanya menyasarkan organisasi kerajaan.) Kerana pencuri tahu ia adalah sumber yang kaya dengan data berharga, majlis perbandaran mesti bertindak balas terhadap serangan Setiap elemen 's dikekalkan kepada piawaian tertinggi. Keselamatan data - termasuk carik fail.
Perbandaran, carik dokumen dan undang-undang
Syarikat swasta mungkin mempunyai sedikit kelonggaran dalam menangani carik dokumen yang sensitif, tetapi organisasi kerajaan mesti beroperasi dengan mengambil kira pematuhan. Undang-undang negeri, tempatan dan khusus industri tertentu mengawal cara data sensitif dikendalikan dan dimusnahkan. Keperluan undang-undang khusus untuk keselamatan data untuk organisasi perbandaran bergantung pada lokasi mereka dan jenis data tepat yang mereka miliki. (Sebagai contoh, mana-mana entiti dengan rekod yang mengandungi maklumat kesihatan yang dilindungi mesti mematuhi peraturan privasi HIPAA untuk melindungi PHI.)
Memandangkan undang-undang keselamatan data sentiasa berkembang, pemimpin bandar harus berunding dengan penasihat undang-undang mereka tentang sebarang isu pematuhan khusus. Sekiranya berlaku audit atau pelanggaran akhirnya, anda memerlukan dasar pemusnahan data bertulis yang menangani pemusnahan data dan telah disemak, iaitu, mana-mana organisasi yang menggunakan pendekatan akal untuk mencarik dokumen dan pemusnahan data - seperti menggunakan A perkhidmatan carik yang bereputasi baik untuk memusnahkan sebarang fail sensitif dan mengoyak cakera keras, dan bukannya membuang bahan tersebut ke dalam sampah - mungkin sudah mematuhi mana-mana undang-undang keselamatan data yang berkaitan.
Amalan Terbaik Mencincang Dokumen untuk Perbandaran
Apabila pemimpin bandar mempertimbangkan strategi untuk melindungi data sensitif mereka, mengikuti amalan terbaik mencarik fail ini adalah tempat yang bagus untuk bermula.
Manfaatkan perkhidmatan carik biasa dan atas permintaan. Perbandaran harus menjadualkan pengambilan biasa melalui perkhidmatan mencarik dokumen. Perniagaan tidak pernah berhenti, jadi fail sensitif (termasuk cakera keras usang dan bahan mudah pecah lain) akan terus terkumpul. Penjadualan perkhidmatan rutin menjimatkan masa untuk pentadbir yang menguruskan pembekal. Walau bagaimanapun, kadangkala menunggu pengambilan berjadual seterusnya bermakna mengorbankan ruang penyimpanan untuk kotak dan kotak dokumen lapuk. Selain itu, lebih lama dokumen sensitif disimpan di pejabat, lebih besar peluang seseorang mendapat akses tanpa kebenaran kepada mereka. Gunakan perkhidmatan atas permintaan untuk mengurus segera sebarang keperluan carik fail yang timbul.
Selaraskan carik fail di seluruh tapak perbandaran. Memastikan prosedur carik dokumen dipatuhi secara konsisten di seluruh organisasi perbandaran. Setiap pejabat dan/atau bangunan harus mempunyai orang yang bertanggungjawab sendiri untuk mengawasi carik dokumen dan pemusnahan data yang betul.
Rakam aktiviti menghancurkan anda. Adalah penting bahawa majlis perbandaran mengekalkan rekod yang baik bagi semua aktiviti pemusnahan data. Jika anda pernah menjalankan audit keselamatan data, atau jika pemastautin atau entiti pernah mengalami pelanggaran data dan cuba membuktikan bahawa rekod perbandaran adalah sumbernya, anda akan mahu dapat menunjukkan bahawa semua data perbandaran diurus dan dimusnahkan dengan selamat . Mula-mula, pastikan anda boleh menunjukkan "rantaian jagaan" dengan menggunakan perkhidmatan carik dokumen diperakui NAID "AAA" untuk mengangkut dokumen, pemacu dan bahan cincang lain terus dari premis anda ke kemudahan carik mereka. Kemudian, aturkan wakil daripada organisasi anda untuk menyaksikan bahan perbandaran dicincang. Akhir sekali, dapatkan sijil pemusnahan yang memperincikan perkara yang telah anda cincang dan prosedur yang anda ikuti.
Carik manual latihan, lencana akses dan bahan pekerja sahaja yang lain. Apa-apa sahaja yang boleh digunakan oleh orang luar untuk mengakses premis perbandaran atau mengakses maklumat peribadi tentang prosedur kecemasan atau bangunan perbandaran menimbulkan risiko keselamatan. Sentiasa carik barang ini dan bukannya kitar semula.
Pertimbangkan keperluan mencarik dokumen penduduk. Apabila anda berada dalam perniagaan menyediakan perkhidmatan awam, menganjurkan acara carik fail hanyalah cara mudah untuk memenuhi keperluan biasa. Semua individu dalam komuniti harus mempunyai cara untuk melindungi data sensitif mereka, bukan semua orang mempunyai akses kepada mesin pencincang. Mengadakan acara carik membolehkan penduduk memandu dan menurunkan bahan mereka dalam trak carik selamat.
Pemusnahan Data Timur Laut didedikasikan untuk memenuhi keperluan mencarik dokumen pelbagai organisasi, termasuk majlis perbandaran. Piawaian keselamatan kami yang ketat, pensijilan dan rekod kejayaan yang panjang bermakna pelanggan tahu mereka boleh mempercayai kami untuk mengendalikan keperluan mencarik dokumen sensitif mereka. Hubungi saya hari ini!